SPRAWY ORGANIZACYJNE

 

I. Pobyt i wyżywienie

1. Z uwagi na wyjątkowy charakter, program i organizację Festiwalu jest obowiązkowe, żeby wszyscy zagraniczni uczestnicy oraz goście w trakcie całego Festiwalu byli zakwaterowani w hotelu / hotelach festiwalowych;

2. Wyżej wymieniony obowiązek (1.1.) nie dotyczy polskich uczestników, ale byłoby wskazane, aby zamieszkiwali na terenie Bydgoszczy;

3. Wszyscy zagraniczni uczestnicy będą zakwaterowani w Qubus Hotel Bydgoszcz****, w pokojach hotelowych z wygodami typu standard (bez balkonów). Cena za pokój za 5 dób festiwalowych (Zameldowanie: 11.08.2026 / Wymeldowanie: 16.08.2026):

• Pokój jednoosobowy - 1500 PLN
• Pokój dwuosobowy - 1875 PLN
• Pokój trzyosobowy - 2375 PLN

*Uwaga! Ceny dotyczą opłaty za pokój, nie za osobę.

4. Istnieje możliwość rezerwacji pokoi o podwyższonym standardzie z dodatkową opłatę.

5.  W Qubus Hotel Bydgoszcz**** koszt pobytu dzieci do 3 r.ż. jest nieodpłatny;

6. Każdego dnia pobytu przewidziany jest 1 posiłek zawarty w cenie noclegu oferowanej przez Qubus Hotel Bydgoszcz**** – śniadanie w formie bufetu. Pozostałe posiłki można wykupić w hotelu na własny koszt;

7. Pory dodatkowych posiłków muszą być dopasowane do Programu Festiwalu;

8. Qubus Hotel Bydgoszcz**** oferuje parking na terenie hotelu na cały pobyt za dodatkową oplatą, koszt za dobę - 50 PLN;

9. Rezerwacja pokoju hotelowego w Qubus Hotel Bydgoszcz**** uwzględnia wpłatę zadatku do dnia 15.05.2026 w wysokości 30% całej kwoty za pobyt. Pozostała część kwoty powinna być opłacona do dnia 31.07.2026 roku. Wszystkie opłaty hotelowe odbywają się przelewem na numer konta Hotelu. Dane bankowe do wniesienia opłaty hotelowej (Informacja pojawi się wkrótce):

• Bank: 
• Numer rachunku: 
• IBAN: 
• BIC, SWIFT: 
• Odbiorca: 

*Przelew bankowy opłaty hotelowej musi być podpisany tytułem:

• Vistula Sounds, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki 

*Uwaga! Wszelkie dodatkowe opłaty (prowizje) z tytułu transakcji bankowych ponosi Wnioskodawca (Uczestnik/Uczestniczka).

10. Odwołanie rezerwacji hotelowej w Qubus Hotel Bydgoszcz**** wiąże się z utratą zadatku;

11. W sprawie rezerwacji pokoi w Qubus Hotel Bydgoszcz**** albo uzyskania więcej informacji dotyczących pobytu należy kontaktować się wyłącznie z organizatorami najpóźniej do 15.05.2026 pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

 

II. Тransfer (przejazd)

1. Organizatorzy oferują w razie potrzeby transfer gości zagranicznych za opłatą;

    *Uwaga – Przejazd będzie zorganizowany z lotnisk Warszawa Okęcie (im.  F. Chopina) oraz Warszawa Modlin, a także z Bydgoszczy, Gdańska i Poznania. Istnieje również możliwość organizacji transferu z centrum Warszawy.     

    *Odległość z lotnisk do Qubus Hotel Bydgoszcz****: Bydgoszcz - 4 km; Gdańsk – 170 km; Poznań - 160 km; Warszawa Modlin - 240 km; Warszawa Chopin - 300 km.

2. Istnieje także korzystna cenowo możliwość skorzystania z bezpośredniego połączenia autobusowego oraz kolejowego z ww. lotnisk do Bydgoszczy. Szczegółowych informacji organizatorzy udzielą na życzenie;

3. W sprawie ustalenia szczegółów organizacji transferu należy kontaktować się bezpośrednio z partnerską firmą przewozową Festiwalu do 15.07.2026 pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;

4. Organizatorzy biorą na siebie organizację bezpłatnych przejazdów pomiędzy Hotelem festiwalowym Qubus Hotel Bydgoszcz**** a lokalizacjami festiwalowymi oraz podczas wycieczek dla wszystkich uczestników zgodnie z trasami festiwalowymi zawartymi w programie Festiwalu;

5. Za przejazdy uczestników na trasach nieprzewidzianych programem Festiwalu (z wyjątkiem indywidualnych sytuacji do ustalenia) organizatorzy nie biorą odpowiedzialności.

 

III. Inne sprawy organizacyjne 

1. Wszystkie wydarzenia podczas Festiwalu będą fotografowane oraz filmowane, będą dostępne dla wszystkich za opłatą. Szczegółowe Informacje dotyczące zdjęć i nagrań wideo organizatorzy udzielą w późniejszym terminie;

2. Pobyt w Hotelu Festiwalowym Qubus Hotel Bydgoszcz**** przez wszystkie dni festiwalowe oraz obecność na wszystkich imprezach festiwalowych są obowiązkowe z uwagi na charakter i specyfikę Festiwalu;

3. Próby uczestników konkursów Festiwalu będą prowadzone:

• Konkurs Międzynarodowej Piosenki - w środę, 12 sierpnia w godzinach 11.00 – 13.00, (Informacja o lokalizacji pojawi się wkrótce);
• Konkurs Polskiej Piosenki - w czwartek, 13 sierpnia w godzinach 12.00 – 13.00, (Informacja o lokalizacji pojawi się wkrótce);

*Harmonogram próby będzie wysłany do uczestników tydzień przed festiwalem. Dla wszystkich uczestników ww. termin próby jest jedynym.

4. Podkłady muzycznie należy wysłać wyłącznie w formacie mp3 i wyłącznie w terminie 1.06. - 1.07.2026 na adres mailowy Festiwalu: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. i mail musi zawierać następujące informacje:

• Konkurs Polskiej Piosenki, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki lub nazwa zespołu, nazwa utworu oraz imię i nazwisko autorów;
• Konkurs Międzynarodowej Piosenki, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki lub nazwa zespołu, nazwa utworów oraz imię i nazwisko autorów.

*Niezależnie od tego na wszelki wypadek należy mieć przy sobie na pendrive-ie kopię podkładów muzycznych.

5. Osoby posiadające wizualizację, czyli wideo-materiały jako tło do swoich występów konkursowych, proszone są o przesłanie ich wraz z dokładnym opisem przez program WeTransfer na adres festiwalowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w terminie 1.06. - 1.07.2026. Ten mail należy zatytułować „Wizualizacja”. Dla osób, które nie mają własnej wizualizacji, zespół scenografów Festiwalu przygotuje pasujący materiał wideo;

6. Zgodnie z Programem będą zorganizowane 3 wycieczki do wyboru: po Bydgoszczy, do Torunia oraz Solca Kujawskiego. Po otrzymaniu akceptacji uczestnictwa w konkursie należy wysłać mailowo następujące informacje dotyczące wycieczki: grupa językowa (polska, angielska, rosyjska), wybór miasta Bydgoszcz, Toruń lub Solec Kujawski oraz imię i nazwisko osoby uczestniczącej w wycieczce. Ten mail należy zatytułować „Wycieczka” i wysłać do dnia 01.07.2026 na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Osoby, które nie zadeklarują uczestnictwa w wycieczce w podanym wyżej terminie, nie będą brane pod uwagę. Osobny Regulamin wycieczek zostanie wysłany na adres mailowy do wszystkich uczestników, którzy zgłoszą się na wycieczki;

7. Rejestracja wszystkich uczestniczek i uczestników konkursowych odbędzie się w środę, 12 sierpnia od godz. 10.30 do 13.00 oraz w czwartek, 13 sierpnia od godz. 11.30 do 12.30 (Informacja o lokalizacji pojawi się wkrótce). Jest to obowiązkowe;

8. Osoby, przybywające na Festiwal samotnie, z chorobami przewlekłymi, przyjmujące leki na stałe, z problemami natury zdrowotnej, po kwalifikacji do konkursu, mogą poinformować o tym organizatorów drogą mailową: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.; Informacje te będą objęte tajemnicą i mają na ciele wyłącznie bezpieczeństwo uczestników. Jest to nieobowiązkowe;

9. Obecność uczestników na wszystkich wydarzeniach festiwalowych jest obowiązkowa z uwagi na cele i charakter Festiwalu;

10. W razie dodatkowych pytań odnośnie do spraw organizacyjnych, pobytu itp. prosimy kontaktować się z organizatorami. Wszelkie kontakty znajdują się na stronie internetowej w zakładce „Vistula Sounds” – w podzakładce „Kontakt”;

11. Dokument (zakładka) Sprawy organizacyjnie jest częścią Regulaminu Festiwalu i zapoznanie się z nim jest obowiązkowe.

--